外贸业务管理系统
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外贸企业管理电子邮件中存在的问题

  (1)一般外贸企业业务员主要通过Email的方式与客户及潜在客户进行业务联系。一般都是使用Outlook Express, Foxmail等单机版的客户端邮件系统,不可避免的碰到以下是使外贸企业头疼的问题:
业务邮件分散在各业务员的Email系统中,领导无法查询、监督及审批管理,更无法进行客户资源的统一管理。
  (2)邮件作为公司最重要的资源,如何备份,如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务,邮件越来越多,容量从一个G到十几个G不断的增长,有一天突然打不开怎么办?系统或硬盘坏了怎么办?中了病毒,邮件被莫名其妙删除怎么办?业务员走了,邮件及客户资料也带走了,或者恶意删除,这些就好象是一颗不定时的炸弹,无法知道什么时候会发生,如何才能有效的避免。
  大量交往记录无法有效整理,仅靠邮件系统无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档,客户资源无法有效的整理和分析。
  (3)通过参会,外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘,造成商业机会流失。
  (4)在环球资源、阿里巴巴、GOOGLE、百度等网络花大量的资金做广告,每天都有很多意向客户来询盘、报价、打样,如何去管理它们,如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪,保证客户和业务员点对点的服务?如何最大效率的开发成功客户?负责开发客户的业务员每天在干什么?这些都是一个个难题。
  (5)开发项目是一项复杂而困难的劳动,占据业务员大量的时间,主要有:
  A、询/报价阶段:如何有效的管理和审批,报价的依据是什么?工厂提供的大量的价格数据如何分析?
  B、打样/样品开发阶段:如何跟报价相结合,打样的版本如何控制,样品如何管理?
  C、项目/产品开发档案管理:如何准备记录下所有产品开发的过程,并归档,供以后或大货作参考,产品的图纸、文档及原始资料如何保存并共享?
为什么要使用外贸邮件管理系统 

  (1)业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作,历史数据不能方便的被业务人员检索和调用,日常操作停留在手工劳动,无法发挥业务人员的最大价值。
  (2)垃圾邮件太多,如何能有效的防范。
  (3)为什么老是电脑网络老是会中病毒,总是无休止的重装系统,其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的。
  (4)历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息,为下一年产品开发和经营方向参考。
  (5)人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢,有用的销售经验不能有效的内部传递。
  作为企业的决策者总是感觉,为什么我很忙,但却不知道赚了多少钱,业务员每天都在干嘛?货物/打样为什么老是出错?
使用远景外贸邮件管理系统的好处 

1、网络版系统,邮件集中存放在服务中,统一分发和处理,保障数据安全
  (1)所有Email等资料都会存入到服务器端,业务员跟据权限处理邮件。
  (2)多种备份方式:自动备份、打包备份、手动备份等,保证资料万无一失。
  (3)根据系统管理员设定的转发规则,自动将邮件分发给相关人员处理。
2、系统提供严格的各级权限管理,杜绝业务员飞单
  (1)业务人员只能查看和修改其权限内的数据,高层及经理可设定查看其他人员的客户信息。
  (2)管理人员还可控制邮件删除的权限,并且已删除邮件可以恢复和跟踪。
3、方便高效的领导查询和监督功能
  高层和主管可以根据各种条件的组合灵活检索所有的往来Email,查看和监督日程业务的运作和进展情况,包括建立的文件夹,发出的邮件和处理邮件的情况以及客户开发的进度等等。
4、系统提供强大的收发审批功能
  企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程,对于新业务员、重点或敏感客户,主管可以设置审批程序,审批通过的邮件方可由业务员发出。审批未通过的,需根据主管建议作相应修改,直至通过审批。
5、智能化自动分发功能,解放老板或经理,再也不需花时间在分发邮件上
  对于公共邮箱,可设定邮件转发规则,实现邮件分发自动化、智能化。
6、使用方便、界面友好,并能大大提高业务人员工作效率,深得业务人员喜爱,避免了业务人员对系统的抵触
  (1)具备常用的邮件软件(foxmail、outlook)的功能,所有功能一目了然,使用方便,支持邮件数据的导入导出。
  (2)充分内置了许多操作便捷功能,如快速拖曳、直接通过点击批量填加客户、数据快速导入等功能,大大提高工作效率。
7、群发功能协助您轻松推广业务及联络感情,推动公司业务发展
  (1)群发功能可以从文件中导入地址,也可从客户中批量添加地址,而且每封信都能对应所设定的称谓,充分尊重客户。
  (2)将样品信息快速发给相关客户,也能在如节日时给客户发去问候。
  (3)使用灵活方便,并可自动记录所有群发结果,进行统计分析。
8、强大的垃圾邮件防范功能
  有效防范垃圾邮件,可以设定多种过滤方式,也可以分公共邮箱和个人邮箱过滤。
9、简单快速的远程访问,方便分支机构或远程移动办公
  (1)提供简单快速的远程访问服务,老总、经理或业务员出差或在家中都可以处理自已的邮件,处理方式跟在公司一模一样。
  (2)支持ADSL等动态IP接入方式,数据通信可以自定义加密方式,保证数据安全。
10、能将业务发展过程有效串联
  如公司通过群发邮件、国内外展会、广告或推广发布信息——客户询盘——自动分配给相关业务人员联系——回复客户(将意向客户添加至客户档案)——领导审核——客户确认(订单)——安排下单等一系列联系的过程通过系统快速、便捷的实现。
11、系统还具有很多其他功能
  (1)公司统一邮件模板管理,提升公司形象,规范公司发出的邮件。
  (2)海(国)外邮箱转发,确保邮件准确到达目的地。
  (3)灵活设定邮件读取范围,可将邮件自动分页,有效解决邮件量大的问题。
  (4)邮件标签管理,进行标签的方式管理。
12、邮件及客户资料移交
  当业务员离职或需交换客户时,快速将业务员的业务资料(邮件,传真,客户等等)交接到另一业务员,实现业务无缝交接管理。

 
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