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公司动态 外贸公司参展全过程指引 撰写:　发布日期:2011/8/3 9:21:11 展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中。　 　　　　 　　在确定了参展目的后，选择核实的展览会是关键。 　　　　 　　报展程序 　　　　 　　选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。 　　　　 　　填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。 　　　　 　　费用预算 　　　　 　　参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的１０％，作为不可预见费用的支出。 　　 　　展台位置 　　　　 　　展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。　 　　 　　标准展台 　　　　 　　除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为９平方米（３米Ｘ３米），成为标准展台。大会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌（长１米，宽５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。 　　 　　展览会的标准展位中，有一种特殊的位置--位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果您越早申请参展，您越有机会向大会主办者寻求该种展位。　 　　 　　特装修 　　　　 　　超过四个或者四个以上的标准展位的面积时，您可以只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特装修则可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。　展位的装修　大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用的防火材料，在做特装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。 　　　　 　　家俱　 　　　　 　　大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务公司，可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。　水、电、煤气 如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排、并可以提供这些服务。 　　　　 　　电话 　　　　 　　您可以申请在展览期间租用电话线（国内长途ＤＤＤ，和国际长途ＩＤＤ），但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。 　　　　 　　物品保管 　　　　 　　展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。　如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。 　　　　 　　包装箱的存放　 　　　　 　　展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或者指定统一存放的仓库，这是为展位整洁的需要，同时也是防火安全的要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。 　　　　 　　展品的运输　 　　　　 　　大会主办者会在"参展细则"里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。 　　　　 　　布展和撤展 　　　　 　　大会组织者通常会给布展留出足够的时间，大会展览会的布展时间为３天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。 　　　　 　　清洁服务 　　　　 　　大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。 　　　　 　　工作证 　　 　　参展人员报导时，大会主办者会提供参展工作证，一般一个标准展位提供２-３个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。　入场券　　　大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会，您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。 　　 　　会刊 　　　　 　　每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。那些在展览会上没有看到您们的参观这他，那些没有来参观该展览会的人们，都可以在会刊中找到您们的名字。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。 　　　 　　场地广告 　　　　 　　除会刊宣传外，大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。 　　　　 　　技术讲座　 　　　　 　　部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除大会特别要请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，这些有备而来的参加者，费普通听众，而是专业人士，这是您发展用户的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，大会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，您可以预先甚至临时租用。请继续看下段文字。　 　　 　　举办活动及租用会议设备　 　　　　 　　为了吸引观众，参展商可以在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动，发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。总之，应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备，包括上述会议、技术讲座所需要的设备，如声像设备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。　 　　 　　参展人员的选用 　　　　 　　选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验；身体健康，乐于出差。　 　　 　　着装　　　 　　 　　除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。 　　 　　食宿 　　　　 　　如果您对展览所在的城市不熟悉，您可以住宿在大会推荐的招待所、宾馆和饭店。大会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近，来往展馆交通方便并且价格适中。通常情况，大会会安排展览期间的午餐供应。 　　 　　展览资料的准备　 　　　　 　　参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。　 　　 　　会后的联系　 　　 　　展会期间，参观者只是对您有了粗浅的认识，真正的生意往往会来自于会后。展览会虽结束，生意则刚刚开始。所以切记两点：一、展会期间的用户访谈记录；这是您的第一笔财富；二、会后资料的整理：用户跟踪联系。抓住这两条，成功就属于您了。

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